Materialidad: lo que ninguna ley te dice que debes probar, pero el SAT sí te va a pedir

En la columna pasada los dejé con una pregunta: si mañana te llega una revisión del SAT, ¿tu empresa podría demostrar que sus operaciones son reales? Prometí contestarla y aquí estoy, porque honestamente es de los temas que más consultas me están generando en el despacho.

Primero, ¿qué es eso de la materialidad?

Se los pongo fácil: materialidad es poder demostrar que lo que dice tu factura sí pasó. Que el servicio se dio, que la mercancía llegó, que el dinero se pagó y que todo eso tiene que ver con tu negocio.

Antes, con tener la factura y la operación registrada en la contabilidad, uno dormía tranquilo. Eso ya cambió. Hoy el SAT cruza información de todos lados y, ya sea en una carta invitación, en una revisión electrónica o en una visita domiciliaria, la pregunta ya no es "¿tienes la factura?", sino "¿me puedes demostrar que esto realmente ocurrió?".

Y cuando no se puede demostrar, la cosa se pone seria. Te rechazan la deducción, te niegan el IVA acreditable, te detienen una devolución y, en el peor de los casos, te determinan un crédito fiscal con actualizaciones, recargos y multas, o te señalan como empresa que deduce operaciones simuladas. Eso último ya no es solo un tema de impuestos; también te pega en la reputación con el banco, con tus clientes y con tus proveedores.

El detalle: nadie ha escrito las reglas

Lo que les voy a decir quizá les sorprenda: no existe ninguna ley, reglamento ni regla miscelánea que diga qué es la materialidad, qué elementos tienes que probar o qué evidencia se considera suficiente. El Código Fiscal y las leyes de la materia, te obligan a llevar contabilidad y guardar tus comprobantes, pero en ningún lado te dicen "con esto ya cumpliste".

De este vacío escribí mi trabajo de disertación fiscal para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, con el que tuve el honor de obtener el segundo lugar a nivel nacional. Y la conclusión a la que llegué no es muy cómoda: hoy, lo que te piden depende mucho del auditor que te toqué. La misma operación puede pasar sin problema en una revisión y ser cuestionada en otra. Eso, para mí, no es certeza jurídica.

En ese trabajo propuse que la materialidad se incluya en el Código Fiscal con una definición clara, con los elementos mínimos que hay que acreditar y con la obligación de la autoridad de explicar exactamente qué le falta a tu evidencia cuando la rechaza. Ojalá algún día suceda. Mientras tanto, nos toca a nosotros prevenir.

Entonces, ¿con qué debo contar?

Aunque no haya regla escrita, después de años de ver revisiones de cerca les puedo decir que sí hay un mínimo razonable con el que cualquier gasto o ingreso debería poder defenderse. Se los resumo en siete puntos:

1. Que la operación existe en papel. Contrato, orden de compra o cotización aceptada, además del CFDI. Y que el contrato diga claramente qué se va a entregar, cuándo y en cuánto. Poner "servicios de asesoría" no dice nada; poner "estudio de mercado para abrir una sucursal en Hermosillo" sí dice mucho.

2. Que sabes con quién estás tratando. Revisa que tu proveedor exista, que tenga domicilio, que esté al corriente con el SAT y que no aparezca en las listas del artículo 69-B. Y guarda esa consulta con la fecha en que la hiciste; parece un detalle, pero después vale oro.

3. Que tu proveedor sí podía hacerlo. Si te facturaron la construcción de una bodega, esa empresa debía tener trabajadores, maquinaria o subcontratistas. Una empresa sin empleados y sin activos que factura millones es lo primero que le prende el foco rojo a la autoridad.

4. Que el dinero se pueda seguir. Paga con transferencia, cheque nominativo o tarjeta. Nada de efectivo cuando la ley lo impide para deducir. Y que el estado de cuenta cuadre con la factura en monto, fecha y beneficiario.

5. Que se pueda ver que el trabajo se hizo. Este es el punto que más se descuida y el que más pesa. Entregables, reportes, fotos con fecha, bitácoras, correos, minutas, actas de entrega, guías de envío, entradas al almacén. Y si se trata de servicios que no se tocan, como consultoría, publicidad o capacitación, con más razón, porque ahí no hay nada físico que enseñar, pero podemos incluir entregables, correos, seguimientos, bitácoras, entre otros.

6. Que tenga sentido con tu negocio. El gasto tiene que ir de acuerdo con tu giro. Si tienes un despacho y deduces un tractor, vas a tener que explicar bastante.

7. Que tu contabilidad cuente la misma historia. Pólizas, registros, declaraciones y CFDI tienen que decir lo mismo. Las diferencias entre lo que declaras y lo que el SAT ve en sus sistemas son justo las que provocan las revisiones.

Y ojo, que también aplica a lo que tú facturas

Casi siempre pensamos en la materialidad cuando hablamos de gastos, pero también aplica a tus ingresos. Si tú facturas, tienes que poder demostrar que entregaste lo que cobraste y que tenías con qué hacerlo. Si no, corres el riesgo de que te consideren empresa que factura operaciones simuladas, y lo primero que te pueden hacer es restringirte los sellos digitales. En palabras simples: te quedas sin poder facturar.

Tú también tienes derechos

Sí, te toca a ti probar, pero eso no quiere decir que te puedan pedir lo que sea. Los tribunales han dicho que la autoridad no te puede exigir pruebas imposibles, excesivas o que solo tenga un tercero. Y si tú presentas evidencia razonable, la autoridad tiene que explicar, de forma fundada y motivada, por qué no le parece suficiente; no basta con un "no se acreditó la materialidad" genérico. Saber esto te ayuda mucho a la hora de defenderte.

¿Y desde cuándo debí empezar a guardar todo esto?

La respuesta corta: desde el día en que hiciste la operación. La materialidad no se arma cuando llega la auditoría, se va armando en el momento. Me ha tocado ver muchas veces que, tres años después, ya nadie se acuerda de quién recibió el servicio, el proveedor ya se cambió de domicilio y la foto de la entrega se quedó en el celular que ya no existe. Y recuerda que la contabilidad y sus papeles se guardan, por regla general, cinco años.

Mi consejo es sencillo: arma un expediente por cada proveedor y cliente importante con estos siete puntos y ve llenándolo conforme pasan las cosas, no después. Empieza por las operaciones más grandes, por los servicios intangibles y por los proveedores nuevos. Hoy te cuesta poco tiempo; mañana te puede ahorrar mucho dinero.

Mientras no haya reglas claras, la mejor defensa es la prevención. Porque en esto de la materialidad, lo que no puedes probar, para el SAT, simplemente no pasó.

Para la próxima

Pero la materialidad no se queda en lo fiscal. Esa misma evidencia de quién es tu cliente, de dónde viene el dinero y si la operación fue real es la que pide la ley contra el lavado de dinero. Y aquí les dejo la pregunta: ¿sabías que, dependiendo de tu giro, tu empresa podría estar realizando actividades vulnerables? Vender inmuebles, autos, joyas o blindajes, otorgar préstamos, dar fe pública o recibir donativos son solo algunas. Si es tu caso, tienes obligaciones que cumplir, y no hacerlo puede salirte mucho más caro que una multa fiscal. ¿Tu empresa es sujeto obligado y no lo sabes? De eso platicamos en la próxima edición.

Ricardo Romero Sobarzo | Contador Público Certificado y vicepresidente Fiscal del CCPN Redes sociales: Ricardo Romero Sobarzo · ricardo.romero@msn.com